Privacy en AVG
“Onze versie van parental control”
Het Privacybeleid van Reel Kidz
Ingangsdatum: 20 mei 2025
Bij Reel Kidz zijn we lekker eigenwijs maar we begrijpen ook dat schoolfoto’s niet zomaar plaatjes zijn. Ze zijn herinneringen aan een tijd die voorbij vliegt en momenten die je later koestert. Daarom gaan we zorgvuldig om met deze beelden en persoonsgegevens. We vinden het belangrijk dat ouders, scholen en andere opdrachtgevers precies weten hoe wij omgaan met privacy en gegevensbescherming. In dit document leggen we helder en transparant uit welke gegevens we verzamelen, hoe lang we ze bewaren en met wie we ze delen.
1. Wie zijn wij?
Reel Kidz is gespecialiseerd in schoolfotografie. Wij zijn gevestigd aan de bierstraat 123C te Rotterdam, te bereiken via info@reelkidz.nl en staan ingeschreven bij de KvK Rotterdam onder nummer 96249420 .
Wij maken en bewerken foto’s in opdracht van scholen en bedrijven, zodat ouders en verzorgers deze kunnen bestellen. Dat doen we met passie en oog voor detail, maar ook met respect voor privacy en gegevensbescherming. Vandaar dat wij persoonsgegevens uiteraard verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.
2. Welke gegevens verwerken we en waarom?
Schoolfoto’s en persoonsgegevens
Wanneer wij schoolfoto’s maken, verwerken we persoonsgegevens. Dit omvat:
Foto’s en filmpjes van leerlingen en medewerkers;
Namen van teamleden;
Namen van scholieren;
Namen en adressen van ouders bij (na)levering naar een privéadres.
Email adressen en andere relevante gegevens nodig voor communicatie en levering van onze diensten en goederen.
Deze gegevens verwerken we uitsluitend in opdracht van scholen of bedrijven die zorg dragen voor de productie van de bestellingen. Na het maken van de foto’s worden ze bewerkt en aangeboden via onze website, waar ouders en verzorgers ze kunnen bestellen. Standaard versturen wij bestellingen in bulk naar de school, maar als ouders buiten het overeengekomen tijdvlak bestellen, verzenden we de foto’s rechtstreeks naar huis.
Voor alle gegevensverwerkingen baseren wij op de grondslag overeenkomst. We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons verstrekt hebt, zodat wij u de diensten en goederen kunnen leveren die je bij ons afneemt. Je kunt er zeker van zijn dat er geen gegevens verwerkt worden op een manier waar je geen weet van hebt of die niets met de schoolfoto’s of -reels te maken hebben. Voor de foto’s en filmpjes die wij voor onze promoties gebruiken, hebben wij schriftelijke toestemming ontvangen van zowel de ouders als de kids. De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op de grondslag toestemming. Deze toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken, zoals in de toestemmingsverklaring is vermeld.
Commerciële communicatie
Naast schoolfotografie bieden we ook proefpakketten aan en beantwoorden we vragen via ons contactformulier. Wanneer een school, bedrijf of persoon ons contactformulier invult of een proefpakket aanvraagt, verzamelen we:
Naam en contactgegevens van de aanvrager;
Naam en adres van de school of het bedrijf;
Overige informatie die verstrekt word door de persoon die het formulier invult.
Met het inzenden van het formulier verklaart u akkoord te gaan met het verwerken van uw gegevens zoals in deze privacyverklaring is omschreven.
3. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Bij Reel Kidz hanteren we duidelijke bewaartermijnen. We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
Bewerkte foto’s blijven 18 maanden beschikbaar voor bestelling. Daarna worden ze permanent verwijderd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen;
Onbewerkte foto’s bewaren we maximaal 18 maanden, maar worden permanent verwijderd nadat de bewerking is afgerond, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Denk aan bijvoorbeeld het opmaken van jaarboeken ect ;
Administratieve gegevens bewaren we 7 jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht (artikel 6, lid 1, sub c AVG). Meer informatie over de fiscale bewaarplicht is te vinden op de website van de Belastingdienst;
Overige gegevens bewaren wij tot maximaal 24 maanden indien nodig.
4. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor de uitvoer van de overeenkomst. Dit doen we met drukkerijen en productpartners, zodat bestellingen zoals fotoprints, canvasafdrukken en sleutelhangers correct worden verwerkt en geleverd. Maar ook freelance fotografen (ZZP’ers) die wij soms inhuren. Deze fotografen zijn door ons getraind en krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij uitsluitend nodig hebben. Daarnaast krijgen zij een training in de basisprincipes van de AVG.
We garanderen dat al onze partners voldoen aan de AVG-voorschriften en passende beveiligingsmaatregelen nemen door een overeenkomst te tekenen waarin zij verklaren geen gegevens aan derde partijen te verstrekken en de gegevens alleen te gebruiken voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn en ze niet te publiceren en of langer te bewaren dan strikt noodzakelijk.
5. Hoe beschermen we persoonsgegevens?
Beveiliging staat bij ons hoog op de agenda. We nemen verschillende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
Onze gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers met beperkte toegang;
Alleen medewerkers die deze gegevens strikt nodig hebben, kunnen erbij;
We voeren jaarlijks een externe audit uit met een Functionaris Gegevensbescherming (FG) om te controleren of we aan alle wet- en regelgeving voldoen.
We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig blijven.
6. uw rechten volgens de AVG
U heeft als betrokkene diverse rechten onder de AVG:
Recht op inzage: U mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken;
Recht op correctie: U kunt foutieve gegevens laten corrigeren;
Recht op verwijdering: In bepaalde gevallen kunt u ons vragen uw gegevens te verwijderen;
Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw gegevens.
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact op via www.reelkidz.nl/contact. We verwerken uw verzoek zo snel mogelijk en streven ernaar dat uw aanvraag zorgvuldig wordt afgehandeld. Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand.
Mocht u niet tevreden zijn over de manier waarop wij uw verzoek behandelen, dan kunt u hier een melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap
7. Internationale gegevensoverdracht
Goed nieuws: wij verzenden geen persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Uw gegevens blijven veilig binnen de Europese regelgeving.
8. Cookies en tracking
Onze website maakt gebruik van cookies om de gebruikerservaring te verbeteren en statistieken te verzamelen. Voor meer informatie over welke cookies we gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen we naar ons cookiebeleid.
9. Wijzigingen in dit privacybeleid
Het kan voorkomen dat we dit privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld als wetgeving verandert of als we onze diensten aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen sturen we een e-mail. De meest actuele versie is altijd te vinden op www.reelkidz.nl/privacy.
Tot slot
We hopen dat dit privacybeleid duidelijk en begrijpelijk is. We willen dat u met een gerust hart gebruik kunt maken van onze diensten, wetende dat uw gegevens in goede handen zijn. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.